Zarządzanie czasem lub zarządzanie czasem staje się coraz bardziej popularne. Ten obszar wiedzy pozwala zoptymalizować dzień pracy, uczynić go bardziej bogatym w wydarzenia i produktywnym. Stosując podstawowe zasady zarządzania czasem, możesz uwolnić kilka godzin na to, co jest naprawdę ważne dla biznesu: komunikację z rodziną, rekreację i podróże.
Musisz zrozumieć, że czasem jako takim nie da się zarządzać, człowiek panuje nad sobą, właściwie planuje dzień i optymalizuje swoje działania. Dlatego zarządzanie czasem to przede wszystkim sztuka kierowania swoją dyscypliną i motywacją.
Wszystkie zadania
Najpierw musisz zidentyfikować wszystkie zadania, z którymi musisz się uporać. Nie ma znaczenia, czy zajmie to pięć minut, czy kilka dni. Konieczne jest dokładne określenie zakresu prac. Jest to podstawowe zadanie, na którym opierają się prawie wszystkie współczesne koncepcje zarządzania czasem.
Weź kartkę papieru lub komputer i zapisz wszystkie rzeczy, które przychodzą ci do głowy. Następnie zadania należy podzielić na trzy kategorie: szybkie, średnie i długie. Szybkie zadania obejmują wszystkie zadania, które można wykonać w 20-60 minut, średnie - w tydzień, długie - w miesiąc lub więcej.
Podziel średnie i długie zadania na podpunkty. Im bardziej szczegółowa dekompozycja zostanie wykonana, tym większe szanse, że pomyślnie poradzisz sobie z celem.
Priorytety
Jednym z najważniejszych problemów w zarządzaniu czasem jest właściwe ustalanie priorytetów. Prawdopodobnie nie będziesz w stanie zrobić absolutnie wszystkiego, dlatego powinieneś wybrać naprawdę ważne zadania i skupić się na ich wykonaniu. Ponumeruj wszystkie cele w porządku malejącym według ważności.
Następnie odłóż listę na bok i wróć do niej za pół godziny. Dokładnie rozważ swoje priorytety, może coś się zmieni. Wybierz jeden główny cel, na którym powinieneś skupić najwięcej uwagi oraz 6-8 dodatkowych, które również są dla Ciebie bardzo ważne.
Planowanie
Zwykle planowanie odbywa się z tygodniowym wyprzedzeniem, jednak można wybrać własną periodyzację (np. na dzień, na trzy dni, na miesiąc). Najpierw zapisz wszystkie „trudne rzeczy” ze swojej listy rzeczy do zrobienia. Czyli takie rzeczy, które muszą być wykonane w ściśle określonym czasie. Na przykład idź na środowe spotkanie o 17:00.
Następnie zapisz zadania, które musisz tylko wykonać w określonym dniu. Może to obejmować szkolenie, przygotowanie do zajęć i raportowanie. Dla nich musisz również określić czas wykonania, tylko nie ścisły, ale przybliżony. Na przykład idź na siłownię od 8 do 22 w środę.
Ostatni punkt to zadania, które nie wymagają ścisłego wiązania. Czasami nazywa się je „kontekstowymi”, czyli czynnościami wykonywanymi w zależności od lokalizacji. Może to obejmować czytanie książek w ruchu ulicznym lub kupowanie artykułów spożywczych w sklepie.
Zabójcy czasu
Jeśli naprawdę nie masz wystarczająco dużo czasu, to na pewno często robisz niepotrzebne rzeczy i nie zauważasz tego. Na przykład zamiast przygotowywać raport, rozmawiasz przez telefon. Aby zidentyfikować takich zabójców, możesz użyć następującej metody.
Weź kartkę papieru, podziel ją na 15-minutowe odstępy i stale zapisuj, co zrobiłeś w każdym okresie. Na przykład od 14:00 do 14:15 piłem herbatę z kolegą. W ten sposób możesz zidentyfikować i wyeliminować głównych zabójców czasu, a także określić, ile czasu faktycznie przepracowałeś.
